Używana kasa fiskalna, czy warto?

W pierwszym momencie zakup używanej kasy fiskalnej wydaje się opłacalny ze względów finansowych, ale pociąga za sobą wiele problemów związanych z rejestracją takiego urządzenia w Urzędzie Skarbowym. Zakupiona kasa musi mieć wymieniony moduł fiskalny i posiadać aktualną homologację. Oczywiście urządzenie musimy dać do zaprogramowania i zafiskalizowania w autoryzowanym serwisie. Pamiętać też należy że, używany sprzęt można zarejestrować tylko w oparciu o dowód zakupu, czyli musimy posiadać fakturę VAT.

Bardzo często koszt wymiany modułu fiskalnego w używanej kasie dorównuje zakupowi nowego urządzenia. Nawet jak "zaoszczędziliśmy" nieco, to należy pamiętać, że posiadamy sprzęt bez gwarancji, który już u kogoś służył, a kasę kupuje się na kilka lat pracy. Dlatego odradzamy takie zakupy.

Popsuła się kasa fiskalna, co robić?

Gdy mamy problem z kasą fiskalną, pierwszym odruchem powinien być kontakt ze swoim serwisem. Gdy nie mamy zapisanego numeru telefonu możemy go zawsze znaleźć w książce serwisowej kasy fiskalnej. Szukamy strony z uprawnionymi serwisantami. Tylko osoby wpisane w naszej książce mogą świadczyć usługi serwisowe w urządzeniu. Każda z nich ma swój numer ewidencyjny, własną plombownicę i legitymację uprawnionego serwisanta.
Jeżeli jednak z jakiegoś powodu nie jesteśmy zadowoleni z serwisu naszego urządzenia fiskalnego, możemy go oczywiście zmienić. Najlepiej zgłosić się w tym celu do serwisu kas fiskalnych Częstochowa, działającego również w miejscowościach Kłobuck, Blachownia, Myszków, Poraj, Krzepice, Myszków, Tarnowskie Góry, Rędziny, Rudniki, Konopiska, Radomsko i okolice. Tam szybko zostanie przeprowadzona procedura zmiany serwisu, a także naprawiona kasa fiskalna.

Kasa fiskalna główna i rezerwowa

Kasa fiskalna zainstalowana w firmie tak jak każde inne urządzenie elektroniczne, może ulec awarii. Może być to spowodowane, co się często zdarza np. przypadkowym zalaniem kasy lub upadkiem na podłogę. Wtedy nie można prowadzić sprzedaży detalicznej towarów i usług. Taka sprzedaż, bez wystawiania paragonów traktowana jest jako wykroczenie karno - skarbowe podlegające wysokim karom. Co więc zrobić, aby ustrzec się przed takimi wypadkami?

Po pierwsze kupując kasę nie można kierować się jedynie najniższą ceną, lecz wybrać urządzenie nieco droższe, ale sprawdzone i od dobrego producenta. Często te najtańsze urządzenia, wyprodukowane za naszą wschodnią granicą nie są zbyt wysokiej jakości. Trzeba też pamiętać, że kasę kupuje się na co najmniej 6 lat i tyle powinna pracować bezawaryjnie. 

Po drugie, należy wybrać zaufanego i solidnego sprzedawcę, który szybko zareaguje i będzie w stanie błyskawicznie naprawić naszą kasę, a najlepiej w tym samym dniu. Nie warto kupować kas na aukcjach internetowych w firmach mających daleko od nas swoją siedzibę (np. w innym województwie), ponieważ jedynymi uprawnionymi osobami, które mogą serwisować naszą kasę, są te wpisane w książce serwisowej kasy. 

Trzecim sposobem na uniknięcie przerw w sprzedaży, jest posiadanie kasy rezerwowej. Oczywiście kasa rezerwowa musi być zarejestrowana w urzędzie skarbowym tak jak i kasa główna. Warto zastanowić się nad zakupem naraz kasy głównej i rezerwowej, ponieważ kupując je razem od każdej uzyskamy zwrot z urzędu skarbowego.

Porady dla użytkowników kas fiskalnych, raporty, przeglądy…

Posiadanie kasy fiskalnej w firmie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Trzeba wystawiać i drukować paragony, po sprzedaży drukować raporty, a także pamiętać o obowiązkowych przeglądach. To ostatnie nie będzie takie uciążliwe, jeśli kasę fiskalną kupimy w firmie, która pamięta o tym za nas, i sama przypomni o wykonaniu przeglądu.

Początkowo większość właścicieli firm jest przerażona nowymi obowiązkami, związanymi z posiadaniem urządzenia fiskalnego. Jednak nie jest to takie straszne i uciążliwe jak się wydaje.  Paragony wystawiamy dla osób fizycznych, a jeśli takiej osobie wystawimy fakturę, to paragon przypinamy do kopii faktury.  Raport dobowy drukujemy w dniu w którym odbyła się sprzedaż. Możemy taki raport wydrukować w dniu następnym, ale przed sprzedażą (np. rano po otwarciu firmy). Należy jednak uważać, na przełom miesiąca. Raport dobowy zawsze jest drukowany i zapamiętywany w pamięci fiskalne kasy zgodnie z bieżąca datą. Sprzedaż taka po wydrukowaniu pierwszego dnia kolejnego miesiąca zostanie zarejestrowana w nowym miesiącu, a nie w poprzednim.

Kolejnym wydrukiem obowiązkowym jest raport fiskalny miesięczny. Robimy go po zakończeniu miesiąca, przed sprzedażą w miesiącu kolejnym. Raport ten jest to suma raportów dziennych. Musimy tylko pamiętać aby wykonywać go w opcji pełny, a nie skrócony.

Przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy. Wykonujemy go do 24 miesięcy od dnia fiskalizacji. Większość współczesnych urządzeń fiskalnych sama „przypomina” o jego wykonaniu. Robią to również firmy świadczące obowiązkowy serwis danego urządzenia, dzwoniąc do właściciela urządzenia fiskalnego i umawiając się na wykonanie przeglądu. Jest to bardzo wygodne dla właściciela kasy, bo pamiętanie o tym obowiązku spoczywa na zaufanej firmie serwisowej.