Kasa fiskalna główna i rezerwowa

Kasa fiskalna zainstalowana w firmie tak jak każde inne urządzenie elektroniczne, może ulec awarii. Może być to spowodowane, co się często zdarza np. przypadkowym zalaniem kasy lub upadkiem na podłogę. Wtedy nie można prowadzić sprzedaży detalicznej towarów i usług. Taka sprzedaż, bez wystawiania paragonów traktowana jest jako wykroczenie karno - skarbowe podlegające wysokim karom. Co więc zrobić, aby ustrzec się przed takimi wypadkami?

Po pierwsze kupując kasę nie można kierować się jedynie najniższą ceną, lecz wybrać urządzenie nieco droższe, ale sprawdzone i od dobrego producenta. Często te najtańsze urządzenia, wyprodukowane za naszą wschodnią granicą nie są zbyt wysokiej jakości. Trzeba też pamiętać, że kasę kupuje się na co najmniej 6 lat i tyle powinna pracować bezawaryjnie. 

Po drugie, należy wybrać zaufanego i solidnego sprzedawcę, który szybko zareaguje i będzie w stanie błyskawicznie naprawić naszą kasę, a najlepiej w tym samym dniu. Nie warto kupować kas na aukcjach internetowych w firmach mających daleko od nas swoją siedzibę (np. w innym województwie), ponieważ jedynymi uprawnionymi osobami, które mogą serwisować naszą kasę, są te wpisane w książce serwisowej kasy. 

Trzecim sposobem na uniknięcie przerw w sprzedaży, jest posiadanie kasy rezerwowej. Oczywiście kasa rezerwowa musi być zarejestrowana w urzędzie skarbowym tak jak i kasa główna. Warto zastanowić się nad zakupem naraz kasy głównej i rezerwowej, ponieważ kupując je razem od każdej uzyskamy zwrot z urzędu skarbowego.

Kopia papierowa czy elektroniczna?

Przez lata, od początku wprowadzenia urządzeń  fiskalnych w Polsce, kopia paragonu drukowana była wyłącznie na papierze. Użytkownik kasy po skończeniu rolki z kopią musiał ją wymienić na nową i przechowywać 5 lat. Przy dużej sprzedaży jak np. w marketach powodowało to konieczność magazynowania ogromnej ilości rolek. Obecnie najnowsze kasy posiadają nowy sposób zapamiętywania kopii paragonów, na nośniku elektronicznym EJ. Jest to nowoczesne i bardzo wygodne rozwiązanie dla użytkownika kasy. Cała sprzedaż jest zapisywana właśnie na tym nośniku, nie ma potrzeby przechowywania rolek, urządzenia fiskalne wyposażone są jedynie w jedna rolkę na wydruk paragonów dla Klienta. Ponadto wymiana jednej rolki trwa zazwyczaj kilka sekund. Kasy i drukarki z kopią elektroniczną posiadają tzw. system wrzutowy wymiany papieru. Niestety na chwilę obecną urządzenia fiskalne z kopią elektroniczną są droższe w zakupie, ale moim zdaniem będzie tendencja spadkowa i takie urządzenia wkrótce całkowicie wyprą te z kopią papierową. Przy sporej ilości paragonów, różnica w cenie zakupu szybko się zwróci, bo użytkujemy tylko jedną rolkę i nie musimy przechowywać zadrukowanych rolek z kopiami paragonów. Oczywiście należy wykonywać raporty dobowe i raporty miesięczne, ale są to jedyne wydruki papierowe, które należy zatrzymać. Należy jeszcze dodać, że jeden nośnik EJ, a jest to przeważnie karta pamięci SD która jest już zamontowana fabrycznie w kasie, wystarczy na zapis wszystkich danych przez cały okres używania kasy.

Nowa kasa Posnet Bingo HS EJ

Absolutna nowość, kasa fiskalna Posnet Bingo HS EJ już jest dostępna w naszej ofercie. Długo oczekiwany model wypełnia lukę pomiędzy kasami małymi tego producenta, a dużymi. Mam oczywiście na myśli  kasy z kopią elektroniczną.
Oprócz zapisu kopii paragonów na karcie SD, wprowadzono kilka nowości. Do najbardziej widocznych należy wyświetlacz operatora. Jest on duży, taki jak w kasie Bingo HS Plus. Dzięki temu obsługa kasy staje się bardziej przyjemna. Następną zmianą są  długie nazwy towarów, do 24 znaków. Zastosowano również w kasie rolki termiczne 57 mm, które stają się standardem w kasach i drukarkach fiskalnych. Sama wymiana papieru w kasie jest także prosta i szybka, dzięki zastosowaniu mechanizmu wrzutowego.
Więcej danych technicznych na naszej stronie: http://kasy.czest.pl/posnet-bingo-hs-ej.html

Problem z raportem miesięcznym za luty 2012

Nasi Klienci zgłaszają problem z wykonaniem raportu miesięcznego za miesiąc luty 2012 na kasach Elemis Mikro Plus i Elemis Piko (produkcja 2006-2008 rok). Informacja jaką dostaliśmy od dystrybutora:

Problem: raport miesięczny za luty 2012 nie uwzględnia raportu dobowego za 29.02.2012 – problem roku przestępnego.

Rozwiązanie 1: Raport okresowy po numerach za okres 1-29.02.2012

Rozwiązanie 2: Raport miesięczny za luty 2012 (1-28.2.2012) + raport dobowy za 29.02.2012 przekazać księgowości z uwagą aby ręcznie ostatni dzień miesiąca został doliczony do raportu miesięcznego.

Porady dla użytkowników kas fiskalnych, raporty, przeglądy…

Posiadanie kasy fiskalnej w firmie wiąże się z dodatkowymi obowiązkami. Trzeba wystawiać i drukować paragony, po sprzedaży drukować raporty, a także pamiętać o obowiązkowych przeglądach. To ostatnie nie będzie takie uciążliwe, jeśli kasę fiskalną kupimy w firmie, która pamięta o tym za nas, i sama przypomni o wykonaniu przeglądu.

Początkowo większość właścicieli firm jest przerażona nowymi obowiązkami, związanymi z posiadaniem urządzenia fiskalnego. Jednak nie jest to takie straszne i uciążliwe jak się wydaje.  Paragony wystawiamy dla osób fizycznych, a jeśli takiej osobie wystawimy fakturę, to paragon przypinamy do kopii faktury.  Raport dobowy drukujemy w dniu w którym odbyła się sprzedaż. Możemy taki raport wydrukować w dniu następnym, ale przed sprzedażą (np. rano po otwarciu firmy). Należy jednak uważać, na przełom miesiąca. Raport dobowy zawsze jest drukowany i zapamiętywany w pamięci fiskalne kasy zgodnie z bieżąca datą. Sprzedaż taka po wydrukowaniu pierwszego dnia kolejnego miesiąca zostanie zarejestrowana w nowym miesiącu, a nie w poprzednim.

Kolejnym wydrukiem obowiązkowym jest raport fiskalny miesięczny. Robimy go po zakończeniu miesiąca, przed sprzedażą w miesiącu kolejnym. Raport ten jest to suma raportów dziennych. Musimy tylko pamiętać aby wykonywać go w opcji pełny, a nie skrócony.

Przegląd kasy fiskalnej jest obowiązkowy. Wykonujemy go do 24 miesięcy od dnia fiskalizacji. Większość współczesnych urządzeń fiskalnych sama „przypomina” o jego wykonaniu. Robią to również firmy świadczące obowiązkowy serwis danego urządzenia, dzwoniąc do właściciela urządzenia fiskalnego i umawiając się na wykonanie przeglądu. Jest to bardzo wygodne dla właściciela kasy, bo pamiętanie o tym obowiązku spoczywa na zaufanej firmie serwisowej.

Kasa czy drukarka fiskalna?

Kasa fiskalna jest to urządzenie fiskalne, które może działać samodzielnie. Sprzedaż na kasie wykonuje się poprzez wprowadzanie kodów sprzedawanych towarów (lub usług) za pomocą klawiatury kasy lub za pomocą podłączonego skanera (czytnik kodów kreskowych). Nazwy sprzedawanych pozycji i stawki VAT muszą być wcześniej zaprogramować w kasie. Kasy fiskalne (zwłaszcza systemowe) mogą współpracować z systemem sprzedaży, ale sprzedaż nadal odbywa się za pomocą kasy.

Drukarka fiskalna jest podłączona do stanowiska komputerowego, wyposażonego w odpowiedni program. Sprzedaż odbywa się na komputerze, za pomocą klawiatury komputera (można oczywiście podłączyć czytnik kodów kreskowych), a drukarka drukuje gotowy paragon, rejestrując sprzedaż w swojej pamięci fiskalnej. Wszystkie towary (usługi) wraz ze stawkami VAT muszą być zaprogramowane w komputerze. 

Odliczenie ulgi po nabycia kasy rejestrującej

Każdy podatnik zakupujący kasę fiskalną ma prawo do odliczenia podatku VAT (w całości albo według ustalonej proporcji) oraz do zaliczenia w koszty wydatków na zakup kasy czy też do amortyzacji jej wartości początkowej. Podatnicy, którzy rozpoczynają dopiero ewidencjonowanie obrotu przy zastosowaniu kasy rejestrującej, mają prawo dodatkowo do odliczenia od podatku VAT 90% ceny netto kasy, nie więcej jednak niż 700 zł. Warunkiem odliczenia jest zainstalowanie kasy oraz rozpoczęcie ewidencjonowania w obowiązujących terminach.

Odliczenie 90% ceny netto obowiązuje jedynie przy pierwszym zakupie kas. Chodzi o zakup kas w związku z utratą zwolnienia. Jeżeli podatnik zaczyna w pierwszym miesiącu instalując 1/5 wymaganych przez prawo i zadeklarowanych w urzędzie skarbowym kas fiskalnych, a dopiero potem kolejne, to prawo do odliczenia przysługuje w stosunku do wszystkich zgłoszonych w urzędzie skarbowym. Przy dokupieniu kolejnej kasy, po zainstalowaniu pierwszych kas w maksymalnie pierwszych pięciu miesiącach od utraty zwolnienia, nie istnieje już taka możliwość. Odliczenie 90% ceny netto kasy jest dokonywane następująco:
odliczenie od całości różnicy podatku należnego z naliczonym (kwota do zapłaty z deklaracji VAT);
a jeżeli podatek do zapłaty nie wystąpił - podatnik otrzyma zwrot w gotówce, ale nie więcej w jednym okresie rozliczeniowym, niż:
25% przysługującego podatnikowi odliczenia przed jego pierwszym dokonaniem (za wszystkie kasy instalowane po utracie zwolnienia) – gdy rozlicza się miesięcznie;
50% tej kwoty – gdy rozlicza się kwartalnie.

Warunkiem odliczenia jest:
złożenie przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemnego zgłoszenia o liczbie kas i miejscu (adresie) ich użytkowania, które podatnik zamierza stosować do ewidencjonowania (można, ale nie trzeba, na specjalnym formularzu zawiadomienia o zainstalowaniu kasy spełniającej odpowiednie kryteria i warunki techniczne, jeżeli formularz ten jest składany przed terminem rozpoczęcie ewidencjonowania);
rozpoczęcie ewidencjonowania w terminie (czyli pierwsze 1/5 kas w dniu utraty zwolnienia, kolejne co miesiąc) na kasie spełniającej odpowiednie warunki i kryteria techniczne;
dołączenie do deklaracji podatkowej w której rozpoczyna odliczanie ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej kserokopii faktury potwierdzającej nabycie kasy,
dowód zapłaty całej należności za kasę, której odliczenie dotyczy.

Podatnicy zwolnieni
Podatnicy dokonujący wyłącznie czynności zwolnionych z podatku oraz podatnicy zwolnieni podmiotowo, którzy również podlegają obowiązkowi ewidencjonowania obrotu przy zastosowaniu kas fiskalnych, mogą otrzymać zwrot zamiast odliczenia. Warunkiem jest:rozpoczęcie ewidencjonowania nie później, niż w obowiązującym terminie;
dokonanie ww. zgłoszenia o liczbie kas i miejscu ich użytkowania;
złożenie zawiadomienia o miejscu instalacji kasy, spełniającej odpowiednie kryteria i warunki techniczne;
zapłata całej należności za kasę.

Zwrot następuje na wniosek zawierający między innymi:
imię i nazwisko lub nazwę firmy;  dane adresowe, wraz z numerem telefonu kontaktowego
NIP;  informację o numerze licencji taksówkarskiej, numerze rejestracyjnym i bocznym taksówki, w której zainstalowano kasę - w przypadku taksówkarzy; dane określające imię i nazwisko lub nazwę podmiotu świadczącego usługi serwisowe, który dokonał fiskalizacji kasy rejestrującej; oryginał faktury potwierdzającej zakup kasy rejestrującej z dowodem zapłaty całej należności za kasę rejestrującą; fotokopię świadectwa przeprowadzonej legalizacji ponownej taksometru współpracującego z kasą o przeznaczeniu specjalnym służącą do prowadzenia ewidencji przy świadczeniu tych usług, w tym również zintegrowanego w jednej obudowie z kasą - w przypadków podatników świadczących usługi przewozu osób i ładunków taksówkami osobowymi i bagażowymi.

Można, ale nie trzeba, tego dokonać na specjalnym formularzu zawiadomienia o zainstalowaniu kasy spełniającej odpowiednie kryteria i warunki techniczne, jeżeli formularz ten jest składany przed terminem rozpoczęcie ewidencjonowania.

TAXI
Taksówkarze zostali szczególnie uwzględnieni przy wnioskach o zwrot kwoty wydatkowanej na zakup kasy, gdyż mogą oni rozliczać się ryczałtem w zakresie VAT. Niemniej jednak bez względu na to, czy dokonują odliczenia, czy też wnoszą o zwrot, ulga podatkowa może dotyczyć jedynie kas fiskalnych spełniających odpowiednie kryteria i warunki techniczne, w tym również kas zintegrowanych w jednej obudowie z taksometrem.